Bốn tiêu chí sàng lọc khi phỏng vấn nhân lực kỹ năng đặc định

Nhân lực tốt được phân định bằng cách kiểm tra, không phải bằng giấy tờ

Cùng một bộ hồ sơ, hỏi khác đi thì thấy một con người khác hẳn. Điều cần xác nhận trong phỏng vấn không phải câu trả lời đã chuẩn bị, mà là phản ứng khi không có gì được chuẩn bị.

Phần lớn ứng viên kỹ năng đặc định số 1 đều được huấn luyện phỏng vấn trong quá trình chuẩn bị xuất cảnh. Những câu hỏi về động cơ ứng tuyển hay điểm mạnh điểm yếu đã có sẵn đáp án, nên khó trở thành căn cứ đánh giá năng lực giao tiếp thực tế hay khả năng gắn bó với công việc. Kiểm tra lần lượt bốn điểm sau sẽ để lại căn cứ đánh giá ngay cả trong một buổi phỏng vấn ngắn.

1. Dùng câu hỏi không đoán trước được đáp án để kiểm tra khả năng đối thoại thật.
2. Hỏi lại để xác minh hồ sơ có phải do chính ứng viên viết hay không.
3. Ưu tiên xem xét ứng viên có kinh nghiệm cùng ngành.
4. Xác nhận số tiền và các khoản mục đã trả cho đến khi nhập cảnh.

1. Tránh câu hỏi khuôn mẫu và hỏi sao cho không thể đoán trước đáp án

"Vì sao bạn muốn làm việc tại Nhật Bản", "Điểm mạnh của bạn là gì" hầu như luôn nhận lại một câu đã học thuộc. Câu chữ trôi chảy không có nghĩa là người đó hiểu được chỉ dẫn tại hiện trường và biết hỏi lại khi chưa rõ.

Đổi câu hỏi thì cùng khoảng thời gian ấy sẽ thấy được nhiều hơn. Hãy lấy chính trải nghiệm ứng viên đã có làm đề tài, nhưng hỏi sao cho hình dạng câu trả lời không thể định sẵn.

• Đưa ra tình huống không có một đáp án duy nhất.
• Đi sâu thêm một bậc vào điều ứng viên vừa nói.
• Quan sát phản ứng khi họ không nghe hiểu.

Điều quan trọng tại hiện trường không phải câu nói hoàn hảo mà là thói quen xác nhận lại khi chưa rõ. Ứng viên dám nói "Tôi chưa nghe rõ, anh chị nhắc lại giúp được không" sẽ giảm tai nạn và hiểu lầm tại nơi làm việc. Ngược lại, thói quen gật đầu cho qua khi chưa hiểu sẽ trở thành rủi ro trực tiếp trong lĩnh vực điều dưỡng hay lưu trú.

2. Trước hết hãy xác minh hồ sơ có phải do chính ứng viên viết

Có trường hợp hồ sơ không do chính ứng viên soạn. Giấy tờ được viết hộ thường lại gọn gàng hơn, nên chỉ nhìn hồ sơ thì không phân biệt được. Cách kiểm tra rất đơn giản: chọn một mục ghi trong hồ sơ và hỏi lại thật cụ thể ngay tại chỗ.

• Hỏi một ngày làm việc tại nơi họ ghi diễn ra theo trình tự nào.
• Yêu cầu giải thích ý nghĩa của thiết bị hoặc thuật ngữ họ ghi là đã dùng.
• Xác nhận lại thời gian làm việc và thời điểm thay đổi nhiệm vụ.

Nếu là việc chính họ đã trải qua thì dù diễn đạt vụng về, trình tự và chi tiết vẫn khớp nhau. Ngược lại, nếu câu chữ trong hồ sơ trôi chảy mà không giải thích được nội dung, cần kiểm tra lại các mục còn lại theo cùng cách đó.

3. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm cùng ngành

Nếu hồ sơ có kinh nghiệm làm việc trong cùng ngành thì nên ưu tiên xem xét. Người ứng tuyển chỉ nhằm mục đích kiếm tiền ở nước ngoài và người đã làm công việc đó rồi mới chuẩn bị cả chứng chỉ ngôn ngữ lẫn kỹ năng có xuất phát điểm khác nhau.

Người có kinh nghiệm cùng ngành ứng tuyển khi đã biết rõ nội dung công việc, nên khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế sau khi vào làm nhỏ hơn. Nhờ vậy khả năng làm việc lâu dài và thích nghi với hiện trường cao hơn. Khi xem xét kinh nghiệm, thay vì độ dài thời gian, nên xem thêm những điểm sau.

• Công việc đã đảm nhiệm có thực sự trùng với vị trí cần tuyển hay không
• Có chuẩn bị kỳ thi kỹ năng và ngôn ngữ dựa trên kinh nghiệm đó hay không
• Có tự giải thích được lý do nghỉ việc hay không

4. Xác nhận chi phí đã trả cho đến khi nhập cảnh và các khoản mục

Đây không phải vấn đề sở thích mà là nội dung chế độ yêu cầu phải xác nhận. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản nêu rõ, trong các tiêu chuẩn mà cơ quan tiếp nhận phải đáp ứng, có việc không thu tiền đặt cọc và không ký hợp đồng phạt vi phạm. Cơ quan này cũng hướng dẫn rằng chi phí cho hoạt động hỗ trợ phải do cơ quan tiếp nhận chi trả và không được để người nước ngoài thuộc diện hỗ trợ gánh chịu.

Trong phần hướng dẫn trước khi xuất cảnh cũng quy định phải thông báo cho ứng viên rằng việc thu tiền đặt cọc hay hợp đồng ấn định tiền phạt khi không thực hiện hợp đồng là trái pháp luật. Mục đích của các bản ghi nhớ hợp tác song phương cũng bao gồm việc loại bỏ các đơn vị môi giới xấu.

Lý do khiến việc kiểm tra này quan trọng trong thực tế rất rõ ràng. Người nhập cảnh khi đang gánh khoản chi phí vượt quá khả năng chi trả có thể rời bỏ nơi làm việc hoặc làm những công việc không được phép để trả nợ. Ngay ở bước phỏng vấn, hãy xác nhận ứng viên có giải thích được số tiền mình đã trả và từng khoản mục hay không. Nếu không giải thích được, hoặc số tiền quá lớn so với mức lương dự kiến, cần xem lại chính kênh tuyển dụng chứ không phải bản thân ứng viên.

So sánh các dạng câu hỏi phỏng vấn

Tiêu chí tuyển chọn của chúng tôi

Jeongwoo Human Resource Development Institute áp dụng đúng những tiêu chí trên khi tuyển chọn học viên. Thay vì các câu hỏi đã có sẵn đáp án, chúng tôi kiểm tra xem cuộc trò chuyện có tiếp diễn được từ chính trải nghiệm của ứng viên hay không, và trực tiếp xác minh trong buổi gặp rằng ứng viên có giải thích được nội dung đã ghi trong hồ sơ hay không.

Chúng tôi ưu tiên xem xét ứng viên có kinh nghiệm cùng ngành và đã chuẩn bị chứng chỉ ngôn ngữ, kỹ năng dựa trên kinh nghiệm đó, đồng thời xác nhận và lưu hồ sơ về các khoản mục cùng số tiền ứng viên phải chi trả cho đến khi nhập cảnh. Sau khi hoàn tất quy trình này, chúng tôi mới giới thiệu và bố trí nhân sự phù hợp với công việc và điều kiện hiện trường của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Khi thời gian phỏng vấn ngắn thì nên hỏi gì trước

Hiệu quả nhất là câu hỏi chọn một mục ghi trong hồ sơ rồi hỏi lại. Chỉ một câu hỏi như vậy đã kiểm tra được đồng thời tính xác thực của giấy tờ và năng lực giao tiếp.

Có nên loại ứng viên chưa có kinh nghiệm không

Không nên. Kinh nghiệm cùng ngành là lý do ưu tiên xem xét, không phải điều kiện dự tuyển. Nếu chưa có kinh nghiệm, hãy chuẩn bị kỹ hơn kế hoạch đào tạo trước khi xuất cảnh và hệ thống hỗ trợ sau khi bố trí. Điều kiện cơ bản theo chế độ có thể xem tại hướng dẫn kỹ năng đặc định số 1.